De beschreven persoonsgegevens worden bewaard in het lokaal voor Heemkunde op de 1ste verdieping van het Cultureel Centrum in het AGB De MIXx, gelegen Asbroek 1H Te Herselt. Een akkoord werd hiervoor verstrekt door het Gemeentebestuur dd: oktober 2006

Het opslaan van gegevens van overleden personen gebeurd met naam en voornaam in een genealogische database. De gegevens van levende personen, die ouder zijn dan 100 jaar, worden hier ook bewaard.

Het opslaan van overleden personen in een genealogische database verstrekt door familie van de overledene via de uitgifte van bidprentjes en rouwbrieven.

Het verstrekken, door middel van doorzending van genealogische gegevens die enkel verband houden met overleden personen en dit op vraag via brief, e-mail of van diensten van de gemeente. De opgesomde gegevens kunnen ook geraadpleegd worden door bezoekers aan ons archief op een daarvoor voorziene dag en uur.

Het verzamelen en ordenen van bidprentjes en doodsbrieven in daarvoor voorziene dozen en zuurvrije archiefdozen.

Het bijhouden van een register van bezoekers met adres, telefoonnummer en/of e-mailadres, dit laatste om hen op de hoogte te houden van bijkomende info aangaande hun stamboomgegevens.

Het inscannen van de foto van de overleden personen voorkomend op bidprentjes en rouwbrieven.

Het fotograferen van zerken en dito foto's op begraafplaatsen van de gemeente. De foto's van zerken en personen worden alfabetisch bewaard op een uitwendige hardeschijf verbonden met de centrale computer van het archief. Het is niet voorzien dat deze  gegevens gebruikt gaan worden voor eventuele publicatie.

Het bewaren en archiveren van het oud archief van de gemeente Herselt in een daarvoor voorzien lokaal waar warmte en luchtvochtigheid automatisch wordt geregeld.

Het ordenen en archiveren van archieven geschonken door private personen, families en of instellingen. Een alfabetische opgaven van deze archieven.

Elk jaar wordt er een rapport aangaande onze activiteiten aan de gemeente overgemaakt, rapport houdende activiteiten en st atistieken om de werking van onze erfgoedcel aan het gemeentebestuur kenbaar te maken.